会议由协会筹备组负责人潘新初主持。省民间组织管理局副局长方明宣读“关于湖南省农业机械协会筹备成立的批复”，潘新初同志向大会报告协会筹备工作情况。会议通过了湖南省农业机械协会章程、会费管理办法和会费标准，选举了协会理事、常务理事、副理事长、秘书长、理事长和监事。会议还推选省农机局局长王罗方为协会名誉理事长。
湖南省农机局副局长王元宝当选协会理事长，并作重要讲话。他强调协会的成立首先明确协会的定位，要把协会建成一个非营利的互益型、公益型组织；其次协会要扎实推进农机互助保险工作，构筑百万农机手风险防护墙，并从抓互助保险宣传、抓操作培训、抓组织建设、抓资源整合、抓规范运作、抓监督检查六个方面对协会日后的工作提出了要求；第三要创新服务方式，提升服务质量，把协会建设为文明会员之家；最后寄语协会能开好局，起好步，齐心协力，为农机化事业的发展做出贡献。
农业部农机监理总站副处长柴小平代表部总站对湖南省农业机械协会的成立表示祝贺，并明确将会大力支持和宣传湖南的经验和做法。
农业部经管司副司长黄延信通报了农业部领导对农机互助保险的指示，解读了《农业保险条例》的亮点，阐述了《农业保险条例》对农业部门提出的要求，并对协会的发展提出几点建议：一是要按章办事，自觉接受监督；二是要加强合作，坚持全省一盘棋；三是要设计出标准化的互保产品；四是要依托专家，严格规范运作。
湖南省农机局局长王罗方对当选的协会领导表示祝贺，同时从服务农机化工作需要的角度分析了在农机事业快速发展的形势下成立农业机械协会的重要意义，并对协会的工作提出四点原则性的要求：一是坚持依法依规原则；二是坚持全省统筹的原则；三是坚持服务的原则；四是坚持接受监督的原则。
会上还展示了人大副委员长民盟中央主席张宝文为农机互助保险的题词——互助保险，保农惠农。
