根据《湖南省2013年农业机械购置补贴实施方案》关于抽查的有关要求，怀化市采取电话抽查、实地核查等方式进行。为规范电话抽查方式，制定了购机补贴电话抽查方案。
一是明确电话抽查任务。2013年抽查机具数量为全年已补贴机具的10%以上.
二是要建立抽查台账。抽查人员从补贴软件系统导出补贴对象信息明细表，制作抽查明细表格，抽查表格须增加“抽查时间，是否购机，补贴情况，反映的问题，抽查人员签字”等栏，然后建成台账。抽查台账建立后，要先了解抽查对象具体信息，掌握相关补贴业务知识，以便电话抽查.
三是提出抽查要求。抽查时间以不影响抽查对象工作和休息为宜。通话要态度文明，语调亲和，口齿清楚，音量适中，不得随意挂断电话。对反映的问题要认真听取，详细询问原因并记录，耐心解答。对暂时无法答复的，请示主管领导后再答复.
四是确定电话抽查程序。 1、通话后使用文明礼貌用语先问候对方，然后主动表明单位和目的。 2、对照抽查表格，询问调查以下内容。（请问）有没有购买XX农机具？什么牌子，什么机型？什么时候购买，在哪（XX经销商）购买？④销售价格多少，补贴标准是多少？ ⑤什么时候到乡镇申请补贴，补贴资金到卡了吗？ ⑥有什么问题和建议？3、礼貌结束，表示感谢后轻挂电话。
五是加强抽查结果处理。电话抽查结束后，抽查人员必须在抽查台账的明细表格上注明抽查时间，购机是否属实，补贴情况，是否存在问题（对反映的问题要详细记录），并签字。然后要根据抽查台账记录情况，对抽查情况汇总，出具抽查结果报告。对存在问题的机具，按照相关补贴政策规定进一步查明属实后严肃处理。
